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Kontinuität im Griff

Zwischenfälle wie Stromausfall, Feuer, Diebstahl, Streik, Ausfall eines Rechenzentrums oder Pandemien können schwerwiegende oder fatale Konsequenzen haben. Wenn Prozesse in Ihrem Unternehmen zwangsweise zum Stillstand kommen, kann das für Ihr Unternehmen (schwere) finanzielle Verluste und Imageschäden zur Folge haben.

Notfallmanagement, wie Business Continuity Management auch genannt wird, bereitet Unternehmen auf solche Situationen vor. Wir beginnen mit der Identifizierung zeitsensibler Prozesse, entwickeln geeignete Maßnahmen, damit die Fortführung Ihrer Prozesse abgesichert ist.

Ein auf Ihr Unternehmen abgestimmtes BCM-Programm steuert Ihre Prozesse und stärkt somit die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens. Zusammengefasst stellen wir uns die folgenden Fragen: Wo sind die sensibelsten Punkte des Unternehmens? Welcher Prozess darf auf gar keinen Fall ausfallen? Welche Ressourcen brauchen wir für die Fortführung dieser Prozesse? Welchen „Plan B“ (Notfallplan) habe ich?

Das Business Continuity Management (BCM) zielt darauf ab, wirksame Gegenmaßnahmen und Geschäftsrisiken sowie deren Folgen zu analysieren, zu minimieren und entsprechend umzusetzen, bevor sich diese Risiken überhaupt als Risiken für Ihr Unternehmen darstellen können. Mit andern Worten wir entwickeln einen sogenannten „Plan B“ für Sie.

Ein BCM-Programm (BCP) stärkt die Widerstandsfähigkeit in Krisensituationen, verbessert das Image und sichert das Überleben Ihres Unternehmens auf eine effektive und effiziente Weise.

In der täglichen Praxis sehen wir zunehmend die Notwendigkeit eines professionellen BCM-Programms. Gesetzliche Anforderungen und Vorschriften entwickeln einen zunehmenden Bedarf für Unternehmen, sich mit der Thematik Business Continuity Management auseinander zu setzen.

Wenn die Prozesse zwangsweise zum Stillstand kommen, dort wo Umsatz generiert werden sollte, kann das für ein Unternehmen (schwere) unwiderruflichen finanzielle Verluste und Imageschäden zu Folge haben.

BCM ist ein ganzheitlicher Prozess, der darauf abzielt, den primären Prozess (das Kerngeschäft) Ihrer Organisation zu sichern. Die Gewährleistung der Kontinuität des Primärprozesses hat Auswirkungen auf Ihr gesamtes Unternehmen und die davon abhängenden Geschäftsprozesse.

Um Risiken, die Ihr Unternehmen gefährden könnten, zu erkennen, vorbeugend zu bekämpfen und zu minimieren, ist spezielles Fachwissen erforderlich. Ein speziell auf Ihr Unternehmen abgestimmtes BCM-Programm kann daher am besten als wirtschaftlich sinnvolles Konzept zum besseren Schutz der Kontinuität beschrieben werden.

Ein gutes Business Continuity Programm besteht aus einer Reihe fester Komponenten:

• Business Continuity Plan (BCP)
• Business Impact Analysis (BIA)
• Risiko-Auswirkungsanalyse (RIA)
• Benefit logic
• System von Maßnahmen (SvM)
• Krisenmanagementplan (CMP)
• Krisenkommunikationsplan (CCP)
• Überprüfung, Wartung und Qualität (UWQ)

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Kontinuität im Griff

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  • Business Continuity Plan (BCP)

    Der Business Continuity Plan (BCP) besteht aus einer Reihe von Maßnahmen, die vorbeugend ergriffen werden, um Ihr Unternehmen im Falle eines Krisenfalles dabei zu unterstützen, kritische Dienste auf einem vordefinierten, akzeptablen Niveau und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bereitzustellen. Das BCP ist ein wesentlicher Bestandteil des Business Continuity Management Systems (BCMS) einer Organisation. Das Maßnahmensystem ist im BCP beschrieben. Mit anderen Worten, welche Maßnahmen werden ergriffen, wenn ein Vorfall oder eine Katastrophe eintritt? Unter einem Vorfall wird ein Ereignis verstanden, das den Betrieb, das Personal, den Wert, die Stakeholder, den Ruf der Marke, das Vertrauen und / oder die strategischen / Geschäftsziele so gefährden kann, dass die Geschäftskontinuität gefährdet wird. Betrachten Sie zum Beispiel die Unzugänglichkeit (eines Teils) der Gebäude, den Ausfall kritischer ICT-Infrastrukturen, eine Pandemie, Naturkatastrophen, Brände usw. Ein BCP konzentriert sich nur auf die Gewährleistung der Geschäftskontinuität und nicht nur auf Evakuierungspläne.
  • Business Impact Analyse (BIA)

    Die Business Impact Analyse (BIA) ist ein systematischer Prozess zur Ermittlung und Bewertung der potenziellen Auswirkungen einer Unterbrechung kritischer Geschäftsabläufe aufgrund einer Katastrophe, eines Unfalls oder eines Notfalls. Eine BIA ist ein wesentlicher Bestandteil des Business Continuity Plans eines Unternehmens. Der BIA enthält eine explorative Komponente zur Aufdeckung potenzieller Schwachstellen und eine Planungskomponente zur Entwicklung von Strategien zur Risikominimierung. Das Ergebnis ist ein Bericht zur Analyse der Geschäftsauswirkungen, in dem die potenziellen Risiken für Ihr Unternehmen beschrieben wird.
  • Risikoanalyse (RIA)

    Eine Risikoanalyse ist eine Methode, bei der bestimmte Risiken quantifiziert werden, indem die Wahrscheinlichkeit des Auftretens einer Bedrohung und deren Folgen bestimmt werden (Risiko = Wahrscheinlichkeit x Wirkung). Die Risikoanalyse ist der erste Schritt im Risikomanagementprozess. Eine Risikoanalyse kann mit den folgenden zwei Methoden durchgeführt werden. Mit der qualitativen Methode wird eine Einschätzung der Risiken vorgenommen. Mit der quantitativen Methode werden die Risiken anhand messbarer Kriterien quantifiziert. In der Regel werden diese Risiken in einem Geldwert ausgedrückt.
  • Benefit Logic

    Benefit Logic ist ein leistungsstarkes Tool, das vordefiniert, wie die vorgeschlagene Lösung zu einem maximalen positiven Beitrag führt. Indem wir den positiven Beitrag als Ausgangspunkt der Analyse verwenden, können wir die Vorteile von diesem Standpunkt aus identifizieren (Leistungsbereich). Auf diesem Weg erstellen wir vom positiven Beitrag aus eine logische Beziehung zur Einschätzung der Lösung zur Minimierung der Risiken oder zur Lösung von Teilen der Risiken her. Wir stellen weiterhin die Fragen "Was ist das Ziel?" und "Was ist die Ursache?". Der erste Schritt ist einfach, wir gehen vom Ziel aus. Der nächste Schritt hängt von der vorgeschlagenen Lösung ab, beispielsweise einer Neugestaltung der Geschäftsprozesse oder einer Umstrukturierung einer Abteilung.
  • System von Maßnahmen (SvM)

    In einer Krise verwandelt sich die Umwelt in Chaos. Die vertraute Umgebung, die wir zu kennen glauben, verwandelt sich sofort in eine seltsame und möglicherweise feindliche Umgebung. Es ist "jeder für sich". Das Modell der täglichen Praxis, Business as usual (BAU), funktioniert nicht mehr. Routinen, Gewohnheiten und Verfahren funktionieren einfach nicht mehr, Business as not usual (BANU). Wenn sich dadurch die Kommunikationslinien ändern, wird die Hierarchie durch Wissen und Einsicht ersetzt, die Zusammenarbeit erlangt wesentliche Bedeutung. Jede Organisation, jedes Unternehmen sollte sich auf eine solche Welt vorbereiten. Bei der Ausarbeitung und Umsetzung der verschiedenen Arten von Maßnahmen bilden die Organisation, das Unternehmen (wer), das Verfahren (wie) und die Einrichtungen (mit was) den Ausgangspunkt. Zu jeder Zeit sollten die Fragen gestellt werden: "Wer wird die Arbeit ausführen?", "Auf welche Art und Weise werden diese Mitarbeiter das tun?" und "Was benötigen sie dafür?". Das Ineinandergreifen der verschiedenen Risikofaktoren, vor allem aber der geplanten Gegenmaßnahmen, sollte nicht vergessen werden. Wenn z.B. eine Kapazität für die interne Notfallreaktion eingesetzt wird, kann dieselbe Ressource nicht gleichzeitig den BCP starten. Und wenn viele Ersatzarbeitsplätze für die Wiederherstellung eines Primärprozesses benötigt werden, darf ein anderer Primärprozess nicht darunter leiden.
  • Krisenmanagementplan (CMP)

    Der Krisenmanagementplan umfasst alle Verfahren, Daten und Dokumente, die für das Funktionieren des Krisenmanagementteams erforderlich sind. Neben Checklisten für verschiedene Krisenszenarien, beispielsweise für Verletzte, enthält der Krisenmanagementplan hauptsächlich wichtige Kontaktdaten. Der Krisenmanagementplan wird an alle Mitglieder des Krisenteams mitgeteilt. Darüber hinaus ist der Plan im internen und externen Krisenzentrum zur Verfügung gestellt.
  • Krisenkommunikationsplan (CCP)

    Ein Krisenkommunikationsplan hilft Ihnen auf unterschiedliche Krisenszenarien gut vorbereitet zu sein. Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeiter was zu tun ist (und was nicht), wenn eine Krise auftaucht. Im Idealfall entwickeln Sie einen Krisenkommunikationsplan, den Sie in ein Krisenhandbuch aufnehmen. Darin zeichnen Sie mögliche Krisensituationen auf, die sie auf Grundlage einer sorgfältigen Analyse Ihrer Organisation, Ihrer Stakeholder und Ihrer Umgebung erstellen. Es ist ratsam, regelmäßige Krisensimulationen durchzuführen. Nur so können Sie die Krisenresistenz Ihrer Organisation schon im Vorfeld einer echten Krise verbessern und durch (Krisen-) Medientraining bestens auf kritische Medienfragen vorbereitet sein.
  • Überprüfung und Qualität (UWK)

    Um die Organisation mit dem Maßnahmensystem im Krisenfall vertraut zu machen und die Funktionsweise auf Benutzerfreundlichkeit und Geeignetheit zu überprüfen, müssen diese getestet werden. Nur durch häufige Tests bleibt die Organisation im Katastrophenfall auf die einzuleitenden Maßnahmen vorbereitet. Des Weiteren zeigen Tests eventuell Fehler im geplanten Krisenmanagement auf und führen so zu einer ständigen Verbesserung und Wirksamkeit Ihres BCM bei.
  • Überprüfung der vorgesehen Maßnahmen.

    Veränderungen sind in jedem Unternehmen an der Tagesordnung. Änderungen sollten daher kontinuierlich in das BCM eingearbeitet werden. Die Veränderungen sollten zeitnah anhand von den eigens aufgestellten Richtlinien und vorgesehen Gegenmaßnahmen überprüft werden. Bei Bedarf werden entsprechende Änderungen am gesamten BCM vorgenommen. BCM ist ein fortlaufender Prozess der sich mit den Anforderungen weiterentwickelt. Wenn im Tagesgeschäft personelle Veränderungen auftreten, sollten diese auch in den organisatorischen Einrichtungen von CMT und BCP implementiert werden. Gleiches gilt für Umzüge jeglicher Art, Prozessveränderungen, Implementierung neuer Prozesse, etc. Um zu gewährleisten, dass die vorgesehenen Maßnahmen auch auf dem aktuellen Stand sind, sind im BCM entsprechende Überprüfungstermine fest vorgesehen.
  • Qualitätsmanagement

    Jeder einzelne Prozess innerhalb eines Unternehmens ist von Risiken bedroht, einschließlich des BCM-Prozesses. Werden Risiken nicht optimal kontrolliert, sind die Geschäftsziele Ihres Unternehmens gefährdet. Für das Business Continuity Management ist der Prüfungsprozess eine der wichtigsten Maßnahmen im gesamten Risikomanagement. Auch die Qualität des Business Continuity Management Prozesses muss daher fortlaufend neu bewertet werden. Dem Management der Organisation Sicherheit über die Gewährleistung der Abläufe im Unternehmen zu geben, besitzt höchste Priorität im gesamten Business Continuity Management.
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